Willkommen an Bord!

Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter benötigen Vorplanung und viel Zeit. Im Grunde genommen ist dafür jeder Tag ungünstig, denn Personalabteilung, Vorgesetzte und Kollegen haben immer genug zu tun. Mit einer sorgfältigen und systematischen Planung im Vorfeld läuft die Einarbeitung für alle Beteiligten erfolgreich ab. Dabei hilft das Drei-Phasen-Modell (s. Tabelle).
Etwa zwei Wochen vor Eintritt des neuen Mitarbeiters sollte ihm das per Brief noch einmal mitgeteilt werden. Ein paar nette Worte wie „wir freuen uns auf Sie“, „wir sind gespannt auf Ihre fachliche Kompetenz“ oder Ähnliches muntern hier auf. Oder der Chef sollte den Neuen eine Woche vor Arbeitsbeginn noch einmal anrufen. Lassen Sie ihn wissen, dass Sie alles für seine Ankunft vorbereitet haben und sich auf den ersten Arbeitstag mit ihm freuen.
Falls möglich sollte der neue Kollege im Vorfeld zu einem Event oder einer firmeninternen Veranstaltung eingeladen werden, damit er bereits vor Arbeits­beginn Kunden, Kollegen und Geschäfts­partner kennen lernen kann.

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Die Kollegen informieren
Beziehen Sie Ihr Team mit ein: Der Chef sollte offen darlegen, wann der Neue anfängt und welche Funktion er warum erfüllen wird. So verhindern Sie, dass Ihr Team den Neuen als Gefahr einstuft, was ihn von vornherein zum Außenseiter oder Fremdkörper abstempeln würde.

Der erste Tag
Am dem großen Tag sollten dann möglichst alle Vorgesetzten und Kollegen anwesend und darüber informiert sein, dass ein neuer Kollege kommt – im Verkaufsraum genauso wie in der Werkstatt und im Büro. Wenn Sie gleich mehrere Neueinsteiger erwarten, bietet sich eine Einführungsveranstaltung für alle an.
Die Begrüßung ist Chefsache: Der Chef sollte den Neuen persönlich am Eingang des vereinbarten Treffpunkts empfangen, ihn zum neuen Arbeitsplatz begleiten und allen Kollegen vorstellen. Über einen Blumenstrauß freut sich ein Mann ebenso wie eine Frau – ebenfalls über eine kleine Visitenkartenbox mit neuen Visitenkarten.
Nehmen Sie sich genügend Zeit für das erste Einführungs- und Orientierungsgespräch. Besprechen Sie Ihre beiderseitigen Erwartungen und Pläne, aber überhäufen Sie den Neuen nicht mit mündlichen Informationen. Erläutern Sie den Ablauf des ersten Tages. Gestalten Sie das Programm abwechslungsreich und nicht zu langwierig. Ein einzelner Einführungsschritt sollte in der Regel nicht länger als eine Stunde dauern. Weitere mögliche Gesprächsthemen könnten sein:
– Persönliche Nachfragen zu den Arbeitsbedingungen für den Neuen (Arbeitsweg, Interesse an Person, Familie usw.),
– Informationen zur Geschichte, zu den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens,
– die Firmenorganisation, das Firmenleitbild und so weiter,
– aktuelle Themen, die die Abteilung betreffen,
– die künftigen Arbeitsschwerpunkte des Mitarbeiters,
– das sorgfältige Erklären der ersten Aufgaben,
– der Einarbeitungsplan für die Probezeit (siehe dritte Phase) des Drei-Phasen-Modells.

Persönliches Vorstellen
Der erste Eindruck, den ein neuer Mitarbeiter von Ihnen und Ihrem Unternehmen bekommt, ist sehr wichtig. Dieser Eindruck wird die Richtung bestimmen, in die sich der Neue in den nächsten Wochen entwickeln wird. Deswegen sollte die Vorstellung im Betrieb bei einem gemeinsamen Teammeeting oder durch einen kleinen Rundgang erfolgen. Je nach Betriebsgröße kann sich die persönliche Vorstellung auf diejenigen beschränken, die direkt mit dem neuen Kollegen zusammenarbeiten werden. Wer kann sich sonst diese vielen neuen Namen und ­Gesichter sofort einprägen? Hier helfen Namensschilder, die nicht nur neuen Kollegen, sondern auch den Kunden Orientierung bieten.
Eine greifbare Liste aller Kollegen und wichtigen Ansprechpartner mit Funktion und Telefonnummern sollte am Arbeitsplatz des neuen Kollegen bereit liegen. Hilfreich ist auch ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag.
Ein kleiner Gang durch das Unternehmen gibt dem neuen Mitarbeiter einen guten Überblick, um sich im Gebäude zu orientieren. Zeigen Sie ihm die Abtei­lungen (z.B. Werkstatt, Materiallager, ­Untersuchungsräume, Verkaufsräume) und die wichtigsten Orte, die er kennen sollte (Toilette, Teeküche, Kopierraum, Kantine, Verpflegungsmöglichkeiten, usw.). Planen Sie am ersten Tag ein gemeinsames Mittagessen ein, das ruhig etwas länger dauern kann (maximal eineinhalb Stunden). Reservieren Sie zu diesem Zweck in der Kantine oder in einem nahegelegenen Restaurant einen ruhigen Tisch.
Nicht zuletzt sollten der Chef und andere Vorgesetzte dem neuen Mitarbeiter anbieten, jederzeit mit Fragen kommen zu können. So fühlt sich jeder gut aufgenommen und wird sich schnell nicht mehr als „der Neue“ fühlen.

Das Patensystem
Wenn sich der Chef aus zeitlichen Gründen nicht umfassend genug um den Neuen kümmern kann, empfiehlt es sich, ­einen Paten aus dem Team zu benennen. Dieser sollte allerdings nicht zum „Ersatzvorgesetzten“ avancieren. Der Chef sollte die Hauptbezugsperson des neuen Mitarbeiters bleiben. Besprechen Sie mit dem Paten im Vorfeld, wie Sie die Einarbeitung des Einsteigers organisieren möchten. Klären Sie, welche Aufgaben der Einarbeitung der Pate übernehmen soll und welche Sie selbst wahrnehmen möchten. Am besten eignet sich ein ­erfahrener, geachteter und kommunika­tiver Kollege, der in der gleichen Hierarchieebene wie der Neue steht. Er sollte sich in jeder Situation loyal verhalten und Ihr uneingeschränktes Vertrauen genießen. Wichtig ist auch, dass er selbst ­Interesse an der verantwortungsvollen Aufgabe einer Startbegleitung hat.

Der neue Arbeitsplatz
Der Arbeitsplatz muss auf jeden Fall für den neuen Kollegen eingerichtet sein. Alle Dinge, die er für die Verrichtung seiner täglichen Arbeiten braucht, müssen zur Verfügung stehen. Arbeitet er mit einem PC beziehungsweise mit Computersystemen, muss auf dem Gerät die erforderliche Software installiert sein. Passwort, aber auch Büro- und Arbeitsmaterial inklusive Telefon sind vorhanden.
Eine persönliche Einarbeitung sollte am ersten Tag ­er­folgen, Details können noch in den ­darauffolgenden Tagen oder beim jeweiligen Arbeitsanfall besprochen werden. Grundlegendes, wie Besonderheiten, das Ablagesystem, Einrichten der Programme und Ähnliches, sollte kurz erläutert werden. Viele derartige Dinge können Sie natürlich auch in einem Handbuch zusammentragen und in einem Ordner für neue Mitarbeiter bei­fügen.

Probezeit
In der Probezeit zeigt sich, ob der neue Mitarbeiter all das, was er im Bewerbungsverfahren gut verkauft hat, auch wirklich im Arbeitsalltag beherrscht. Der Neue hat in der Probezeit die Möglichkeit, das Unternehmen und die Abteilungsstrukturen genau kennenzulernen und sich zu entscheiden, ob er in diesem Betrieb länger tätig sein will. Berücksichtigen Sie bei der Aufstellung eines Einarbeitungsplans, mit welchem beruflichen und persönlichen Hintergrund der Neue im Betrieb beginnt:
– Frische Schulabgänger oder Uni-Absolventen sollten in ihrem Anfangselan durch spannende Herausforderungen und kreative Freiräume gefordert werden.
– Als Wechsler aus einem anderen Unternehmen mit nicht ganz so positiven Erfahrungen, wird der Neue zurückhaltend auf den neuen Arbeitsplatz zugehen.
– Als ehemals Arbeitsloser hat vielleicht sein Selbstbewusstsein gelitten, trotzdem ist der Neue motiviert durch den Neueinstieg in Ihre Firma. Nutzen Sie diese Anfangsphase auch zum Aufbau von Selbstvertrauen.

Der Einarbeitungsplan
Je genauer und strukturierter der Einarbeitungsplan für den Neuen ist und je konsequenter danach vorgegangen wird, desto größer der Erfolg einer erfolgreichen Einarbeitung, so dass er schnell und eigenverantwortlich Aufgaben übernehmen kann. Im  Einarbeitungsplan sollte man schriftlich festlegen,
– zu welchem Zeitpunkt Sie den neuen Mitarbeiter in welches Aufgabengebiet einführen,
– welche Informationen er hierzu benötigt,
– wer ihm diese Informationen gibt.
Der neue Mitarbeiter fasst Schritt für Schritt in seinen Aufgaben Fuß, erhält Anerkennung und fühlt sich in das Team integriert. Damit verringern Sie das Risiko, dass das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet wird, deutlich. Denn: Eine nicht bestandene Probezeit ist für Ihr Unternehmen die teuerste Lösung. Schließlich kostet jede Fehlbesetzung mehrere Monatsgehälter. z

Anschrift der Verfasserin
Petra Zimmermann
Schleswiger Str. 30
48147 Münster

Abbildungen: 1.Sergey Nivens/Fotolia.com 2.Markus Mainka/Fotolia.com

Ausgabe 1/2016

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