Machen Sie mehr aus Ihrer Zeit

Analysieren Sie einmal Ihren beruflichen und privaten Tagesablauf und suchen Sie nach den größten „Zeitfressern“ und „Zeitreserven“. Gibt es Tätigkeiten, die Sie reduzieren oder ganz weglassen können, ohne dass dies negative Konsequenzen hat? Gibt es Tätigkeiten, die sich rationeller und zeitsparender durchführen lassen? Viele Menschen stellen bei dieser Zeitinventur im privaten Bereich fest, dass „Fernsehen“ und „Surfen im Internet“ einen nicht unerheblichen Zeitanteil ausmachen: Zwei Stunden pro Tag summieren sich bei diesen beiden Tätigkeiten bereits auf 14 Stunden pro Woche bzw. rund 60 Stunden pro Monat!     

Für die meisten Menschen gibt es vermutlich immer mehr zu tun als Zeit zur Verfügung steht. Bevor Sie also beginnen, eine lange oder ungeordnete To-do-Liste „abzuarbeiten“, ist es sicherlich sinnvoll, sich Klarheit über die wichtigsten beruflichen und privaten Ziele zu verschaffen und die verfügbare Zeit vorrangig zur Erreichung dieser Ziele zu verwenden. Im Interesse der Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, diese Ziele nach Lebensbereichen zu ordnen, zum Beispiel nach beruflichen Zielen (Marketing, Mitarbeiter, Fortbildung) und privaten Zielen (Gesundheit und Fitness, Finanzen, ­Familie, Freunde, Hobbys). {pborder}

Planen Sie bereits zu Beginn der Woche Ihre Aufgaben und Termine für die kommende Woche – idealerweise für alle oben genannten Lebensbereiche. So stellen Sie sicher, dass alle Lebensbereiche angemessen berücksichtigt werden. Am Ende jedes Tages überprüfen Sie, ob Sie tatsächlich alles erledigt haben oder ob Sie unerledigte Aufgaben auf den Folgetag übertragen müssen. Verplanen Sie dabei aber niemals die gesamte Tageszeit, sondern kalkulieren etwas „Pufferzeit“ für unerwartete Aufgaben und Ereignisse ein.

Überlegen Sie morgens, welches Ihre wichtigsten Tagesaufgaben sind und erledigen Sie diese Aufgaben möglichst zuerst. Je länger der Tag fortschreitet, desto größer wird das Risiko, dass unerwartete Ereignisse eintreten und Ihre wichtigen Aufgaben dadurch nicht mehr erledigt werden. Wenn Sie die wichtigsten Aufgaben immer zuerst erledigen, entsteht daraus auch ein positives Gefühl und zusätzliche Motivation für den Rest des Tages. 

Die meisten Menschen sind am Vormittag am leistungsfähigsten. Diese Zeit sollten Sie daher bevorzugt für schwierige Aufgaben nutzen. Routinearbeiten erledigen Sie dagegen in der leistungsschwächeren Tageszeit (z.B. nach dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend).

Für wichtige Aufgaben und für Tätigkeiten, die Ihre volle Konzentration erfordern, sollten Sie mit Ihrem Team störungsfreie Zeiten vereinbaren, in denen Sie diese Aufgaben ohne Unterbrechung erledigen können. Wenn Sie dafür täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, gewöhnt sich Ihr Team schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind. 

Prüfen Sie, ob es Aufgaben gibt, die Sie bisher gewohnheitsmäßig selbst erledigt haben, die aber auch von einer anderen Person übernommen werden könnten. Die Zeit, die Sie einmalig investieren, um einer anderen Person diese Aufgabe zu erklären, sparen Sie anschließend dauerhaft ein. 

In einem Zeitplanbuch können Sie alle Planungen und Informationen übersichtlich zusammenfassen und damit der „Zettelwirtschaft“ ein Ende bereiten. Eine übersichtliche Arbeitsplatzgestaltung mit einem durchdachten Ablagesystem vermeidet das zeitaufwändige Suchen nach fehlenden Unterlagen. Ob Sie dafür digitale Organisationsmittel verwenden oder lieber mit Papier arbeiten, ist eine Frage des persönlichen Geschmacks.

Sie können vermutlich nie alles lesen, was auf Ihrem Schreibtisch landet. Beschränken Sie Ihre Lektüre auf Informationen, deren Kenntnis unbedingt erforderlich ist. Wählen Sie aus der vielfältigen Literatur gezielt aus, was für Sie relevant ist. Vielleicht können Sie auch die Auswertung einzelner Fachzeitschriften auf Mitarbeiter delegieren. 

Legen Sie vor Beginn geschäftlicher Telefonate fest, welche Punkte Sie besprechen wollen, damit das Telefonat strukturiert abläuft. Vermeiden Sie, dass Ihr Gesprächspartner das berufliche Telefonat gegen Ihren Willen in ein belangloses Gespräch über das Wetter, Urlaubspläne, Haustiere oder Hobbys ausweitet. Legen Sie sich einige Redewendungen zurecht, durch die Sie das Gespräch mit derartigen „Dauerrednern“ auf nette und höfliche Weise beenden können. 

Wenn Sie Mitarbeiterbesprechungen durchführen, so sollten alle Themen und Besprechungsziele vorab definiert und den Teilnehmern vor Beginn der Besprechung bekannt sein. Legen Sie nicht nur eine Anfangszeit, sondern auch eine Endzeit fest. Weisen Sie alle Besprechungsteilnehmer zu Beginn der Besprechung darauf hin, dass Sie alle Themen innerhalb der vorgegebenen Zeit diskutieren möchten. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass Diskussionen zeitlich unbegrenzt ausufern. 

Wenn Sie häufig um die Übernahme kleiner Zusatzaufgaben oder um Gefälligkeiten gebeten werden oder immer wieder kleine „Kannst-du-mir-mal-eben-helfen“-Bitten an Sie herangetragen werden, kann „Nein“ zu Ihrem zeitsparendsten Wort werden. Wenn Sie Ihr „Nein“ nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird Ihr Gesprächspartner in den meisten Fällen Verständnis dafür haben.   

Schalten Sie das E-Mail-Eingangssignal Ihres PC aus, um nicht ständig durch eingehende Mails abgelenkt zu werden. Bearbeiten Sie Ihre Mails gebündelt, am besten zu festen Zeiten (je nach E-Mail-Aufkommen 1–3 Mal pro Tag). Bearbeiten Sie jede Mail möglichst sofort nach dem Lesen, denn sonst müssen Sie sich mit dieser Mail später erneut befassen. Entscheiden Sie immer sofort, was mit der Mail passieren soll (Papierkorb, Ablage, Wiedervorlage, sofortige Bearbeitung). Missbrauchen Sie Ihren E-Mail-Eingangskorb nicht als Ablage, sondern schaffen Sie eine übersichtliche Ablagestruktur, damit der Eingangskorb nach der Bearbeitung leer ist. 

Bei vielen Menschen werden die To-do-Liste und der Schreibtisch niemals vollkommen leer sein, weil für jede erledigte Aufgabe sofort eine neue Tätigkeit hinzukommt. Vielleicht hilft Ihnen in diesem Fall folgende Metapher: Stellen Sie sich vor, Sie blicken eine lange Landstraße hinunter bis zum Horizont. Sie beschließen, auf dieser Straße bis zum Horizont zu gehen. Nachdem Sie den gesamten Tag gelaufen sind, stellen Sie fest, dass der Horizont immer noch genauso weit entfernt ist wie am Morgen. Da sich der Horizont beim Laufen optisch immer weiter in die Ferne verschiebt können Sie ihn niemals erreichen – egal wie schnell und wie lange Sie laufen. Dem geographischen Ziel „Erreichen des Horizonts“ entspricht im Berufs- und Privatleben das Ziel „alles erledigt haben“. Schauen Sie daher abends nicht nur auf Ihre unerledigten Aufgaben, sondern verschaffen Sie sich täglich ein Erfolgserlebnis, indem Sie sich die Dinge bewusst machen, die Sie an diesem Tag geschafft haben. Mit der Erkenntnis, dass es immer unerledigte Aufgaben geben wird, sollten Sie trotz Ihrer To-do-Liste immer ruhig schlafen können. 

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