Digitalisierung nimmt Fahrt auf

Digitalisierung ist nicht etwas, das uns von außen zustößt. Sie ist etwas, das wir schon längst alle mehr oder weniger tun, im Alltag und im Berufsleben. Wir machen bei der digitalen Transformation schon längst alle mit“, sagt Susanne Hausmann, Bereichsvorständin bei Noventi (Anbieter der Software „Noventi Sanivision“ und Abrechnung „Noventi AZH). „Die Frage ist: Wo stehen wir heute und wo wollen wir hin?“. Dass es in der Branche mitunter auch gerechtfertigte Vorbehalte und Ängste vor der Digitalisierung gibt, kann sie verstehen, zeigte doch jüngst der Vertrag, den die Barmer mit Craftsoles über die digitale Einlagenversorgung abschloss, dass die Digitalisierung – hier des Versorgungsweges – durchaus auch branchenschädigende Effekte mit sich bringen kann. „Insgesamt gesehen birgt die Digitalisierung aber weitaus mehr positive Möglichkeiten als Gefahren für die Orthopädieschuhtechnik-Betriebe“, ist Hausmann überzeugt. „Ich sehe die Chance, mit der zunehmenden Digitalisierung die Versorgung und die Betriebsabläufe zu verbessern. Ich glaube, wer den Veränderungen offen begegnet, wird die mit der Digitalisierung verbundenen Chancen für sich nutzen können.“

Skalierbares Programmieren

„Wann im Leben kann man schonmal sagen, dass sich nichts verändert und alles so bleibt, wie es ist?“, bemerkt Unica Adolphs, Geschäftsführerin der zur Opta data-Gruppe gehörenden Pead-Software GmbH. Wie Susanne Hausmann ist sie der Auffassung, dass Branchensoftware die Aufgabe hat, die Betriebe bestmöglich zu unterstützen, wenn sich neue Problemstellungen und Vorgaben ergeben – und den Orthopädieschuhmachern so viel Aufwand wie möglich durch automatisierte Lösungen zu ersparen.

Verwaltungsaufwand zu reduzieren und ihn, wo er nicht verhindert werden kann, optimal zu organisieren, dieses Ziel stehe bei vielen Softwareentwicklungen im Vordergrund. „Das Problem ist, dass viele rechtliche Vorgaben und Neuerungen für die Orthopädieschuhtechnik ,oversized‘ sind“, meint Unica Adolphs und nennt als Beispiele die Anforderungen der MDR, die in vielerlei Hinsicht auf größere Industrieunternehmen ausgerichtet seien. Oder die aufwändige TSE-Kassenumstellung, die einen Schutz vor der Manipulierbarkeit der Kassen bringen sollte, obwohl in der Orthopädieschuhtechnik die Möglichkeiten der Manipulation sehr gering seien. „Dies für die Orthopädieschuhtechniker machbar zu gestalten, ist eine der Aufgaben von uns Software-Anbietern“, so die Geschäftsführerin von Pead.

Mit welchen Herausforderungen Software-Anbieter bei solchen Neuerungen teilweise zu tun haben, habe sich zuletzt bei der Umsetzung der MDR gezeigt. Hier war zum Stichtag ihres Inkrafttretens selbst bei Juristen, Politikern und Verbänden noch nicht klar, wie die Vorgaben der MDR in den Gesundheitshandwerken konkret umgesetzt werden sollten. Während unter den Akteuren noch viele Abstimmungsprozesse liefen und zahlreiche Fragen noch nicht beantwortet werden konnten, mussten die Software-Anbieter bereits an Lösungen zur konkreten Umsetzung arbeiten – beispielsweise bei der Bereitstellung von Eingabefeldern, Formularen, Abläufen und Funktionen innerhalb der Software.

Zwar gebe es inzwischen die unterstützenden Handlungsanweisungen der Verbände, zum Beispiel für die Umsetzung der Risikobewertung oder der klinischen Bewertung, doch noch heute hätten die Kunden von Paedus, je nachdem, von wem sie geschult wurden oder welche Lösungen ihnen selbst vorschweben, teilweise sehr unterschiedliche Wünsche – zum Beispiel dazu, was in bestimmte Eingabefelder hineingeschrieben werden kann.

„Bei Pead wollen wir unterschiedliche Anforderungen der Betriebe nach Möglichkeit berücksichtigen“, erklärt Unica Adolphs. „Skalierbares Programmieren“ ist für sie das Stichwort – so zu programmieren, dass die Software in einem festgelegten Rahmen ohne allzu großen Aufwand auch auf verschiedene Anforderungen der Kunden eingestellt werden kann – oder sich Funktionen auf einen größeren Rahmen ausdehnen oder einen kleineren herunterbrechen lassen. Bei Paedus kann das auch heißen, dass mitunter ein Textfeld mit unterschiedlich gearteten Daten befüllt werden kann oder dass Funktionen ein- und ausgeschaltet werden können. „Die Orthopädieschuhtechniker arbeiten ja sehr unterschiedlich und brauchen teilweise sehr individuelle Lösungen“, so Adolphs.

Standardisierung von Daten

Susanne Hausmann sieht aber auch die Notwendigkeit, dass Daten aus den Betrieben stärker standardisiert werden müssen. Sie sieht Forderungen einzelner Betriebe, Eingabefelder in der Software betriebsindividuell zu definieren, kritisch. „Es wird heute immer wichtiger, Schnittstellen zu anderen Systemen herzustellen – und dafür benötigt man standardisierte Daten“, sagt sie. „Eine Schnittstelle kann nicht funktionieren, wenn der eine beispielsweise ein Datum in das Eingabefeld schreiben möchte, der andere aber einen Textkommentar.“ Die Standardisierung der Daten, mit denen verschiedene Systeme arbeiten, müsse weitgehend durch die Software vorgegeben werden. „Aber auch die Betriebe sind gefordert, ihre Datenhaltung zu standardisieren, um sich zukunftsfähig aufzustellen“, empfiehlt Hausmann. Sie argumentiert: „Die Prozesse müssen künftig zunehmend ineinander spielen. Die Informationen müssen ohne Medienbrüche weitergeleitet werden können.“ Das spiele sich nicht nur innerhalb der Software ab, sondern auch über Schnittstellen zu anderen Dienstleistern, die der Software-Hersteller schaffen müsse.

Telematik-Infrastruktur

Der Anschluss an die Telematik-Infrastruktur (TI), der ab 2024 auf die OST-Betriebe zukommt, werde zum Beispiel nur bedingt in der Branchensoftware stattfinden, diese müsse vor allem die Schnittstelle bereitstellen. Sowohl Pead als auch Noventi unterstützen die Betriebe aber auch mit weiteren Services. Vor allem müssen in den Betrieben sogenannte Konnektoren aufgestellt werden, die den Leistungserbringer – über die Schnittstelle in der Branchensoftware – mit der TI verbinden und sämtliche zu übertragenden Daten verschlüsseln. Einmal eingerichtet, wird sich der OSM über ein Kartenlesegerät mit seinem elektronischen Berufsausweis identifizieren, die Gesundheitskarte einlesen und die im TI-Netzwerk bereitgestellten Möglichkeiten nutzen können. Derzeitige und künftige Entwicklungen, wie die elektronische Patientenakte oder elektronische Rezepte und Verordnungen, werden auf diesem Wege mit Einverständnis des Patienten einsehbar sein.

Für die Anbindung der Betriebe an die TI sehen sich sowohl Noventi als auch Pead gut aufgestellt. Durch die Zugehörigkeit zur Opta-data-Unternehmensgruppe kann Pead auf die Erfahrung zurückgreifen, die Opta data bei der Anbindung der ärztlichen Leistungserbringer, der Apotheken und Psychotherapeuten gesammelt hat. Noventi zählt diese neben den Pflegebetrieben ebenfalls in großem Umfang zu ihren Kunden. Auch die Heilmittelerbringer und Hebammen kommen vor der Orthopädieschuhtechnik 2024 an die Reihe. „Im Hinblick auf die gesammelte Erfahrung kann man auch einen gewissen Vorteil darin erkennen, dass die Gesundheitshandwerke erst später an die Telematik-In­frastruktur angeschlossen werden“, sagt Susanne Hausmann. Doch insgesamt findet sie die spätere Anbindung eher bedenklich. Zwar glaubt sie nicht, dass die Wettbewerbsfähigkeit der Orthopädieschuhtechnik darunter leiden könne. Nachteiliger könne sich eher auswirken, dass die TI die interdisziplinäre Kommunikation stark prägen werde und die Orthopädieschuhtechnik an dieser Kommunikationsform zunächst nicht teilnehmen kann. Darunter könne die Wahrnehmbarkeit der Berufsgruppe leiden, befürchtet sie. Nur wenn die Gesundheitshandwerke gleichermaßen über die neuen Kanäle kommunizieren und am Datenaustausch teilhaben, sei eine Kommunikation zwischen den verschiedenen Leistungserbringerarten auf Augenhöhe möglich.

Sowohl Unica Adolphs als auch Susanne Hausmann betonen, dass es in Zukunft mehr als bisher um Vernetzung und den Aufbau von Kommunikation nach außen gehen wird, über die Sektorengrenzen hinaus, wie auch hin zum Patienten. „Der Hauptimpuls für Versorgungen kommt ja in der Orthopädieschuhtechnik nach wie vor vom Arzt. Wenn irgendwann die elek­tronische Hilfsmittelverordnung kommt, wird es nötig sein, sie entgegennehmen zu können. Es sollte auch erreicht werden, dass der Orthopädieschuhmacher – wie andere Berufsgruppen – Zugang zur elektronischen Patientenakte bekommt. Da wird vernetztes Denken über die eigene Software hinaus gefragt sein“, so Hausmann.

Versorgungsprozesse werden sich verändern

Sie ist überzeugt, dass sich durch die zunehmende Digitalisierung, insbesondere die noch anstehende E-Verordnung, auch die Versorgungsprozesse verändern werden. „Der Patient wird autarker und immer mehr Informationen online beziehen, er wird ein E-Rezept bekommen und dieses, wie heute schon an die Apotheke, an den Leistungserbringer seiner Wahl zuweisen können. Er wird sich immer mehr online infomieren und entscheiden, zu wem er geht und wie er versorgt werden will. Die Online-Präsenz und digitale Auffindbarkeit der Anbieter, Services wie Online-Terminbuchungen und -Beratungen oder teilweise auch Online-Shops werden eine immer größere Rolle spielen. Meine These ist, dass der Versorgungsprozess durch die zunehmende Digitalisierung immer mehr aktiv durch den Patienten gesteuert werden wird.“

Doch die Einführung des E-Rezepts könnte auch den Einfluss jener Akteure vergrößern, die bereits jetzt stark auf den digitalen Versorgungsweg setzen. Im Apothekenbereich sind Anbieter wie Doc Morris gefürchtete Konkurrenten, auch ein größerer Einstieg von Amazon und Alibaba in den Gesundheitsmarkt wird befürchtet. Noch ist offen, auf welchen Plattformen künftig die Einlösung von E-Rezepten durch den Patienten und die Kommunikation zwischen den Leistungserbringern stattfinden wird.

Ursprünglich mit dem Ansinnen, die stationären Apotheken in diesem Punkt gegenüber Online-Versandapotheken zu unterstützen, hat Noventi,
Tochtergesellschaft des Apothekenverbandes FSA e.V., mit dem Pharmagroßhändler Phönix die Gesundheitsplattform „gesund.de“ entwickelt. Sie soll künftig Patienten mit Vor-Ort-Apotheken, Ärzten und dann auch mit anderen Heilberuflern, Sanitätshäusern und weiteren Marktteilnehmern verbinden. Zudem soll sie Verwaltungsmöglichkeiten für das E-Rezept sowie für Arztberichte, Rechnungen oder Röntgenbilder und eine vom Patienten gesteuerte „Gesundheitsakte“ bereitstellen. Einige Sanitätshausketten sind bereits dabei. Auch für die Orthopädieschuhtechnik sei man schon jetzt offen, sagt Susanne Hausmann. Sie empfiehlt, sich bei Interesse schon vor der Anbindung an die TI auf der Plattform anzumelden, um für die Patienten sichtbar zu sein und die eigene Reichweite zu steigern.

„Wir möchten mit dieser Plattform den Patienten, der eine Versorgung benötigt und sich orientieren möchte, für die Apotheke oder den Leistungserbringer vor Ort gewinnen. Der Patient ist viel selbstbestimmter geworden, als es vor ein paar Jahren der Fall war, wo er sich noch, ausgehend vom Arzt, durch das System hat schleusen lassen. Er will mitentscheiden, wie er versorgt wird. Das bedeutet auch, dass der Leistungserbringer dafür sorgen muss, online präsent zu sein und seine Kompetenz darzustellen. Und genau darin liegt die Chance, den Patienten davon zu überzeugen, sich für eine hochwertige Versorgung beim spezialisierten Experten vor Ort zu entscheiden“, meint Hausmann.

Prozessoptimierung und -digitalisierung

Die Aufgaben, die in der Orthopädieschuhtechnik neben dem eigentlichen Handwerk und der Patientenversorgung zu stemmen sind, sind in den letzten Jahren immer komplexer geworden. Allein die Dokumentation, die Abläufe mit den Kostenträgern und die Erfüllung immer neuer rechtlicher Anforderungen hat zu einem enorm gewachsenen Verwaltungsaufwand geführt. Hier kann die Digitalisierung durchaus helfen, die damit verbundenen Anforderungen schneller und effizienter zu erledigen. Das Einscannen von Rezepten, der automatisierte Abgleich mit Kundenstammdaten, die Digitalisierung und strukturierte Ablage aller Papierunterlagen, digital bereitgestellte Formulare für die Patienten und Pads für elektronische Unterschriften, die Nutzung von Vertragsmanagern, wie sie Branchensoftware-Anbieter oder auch einzelne Innungen bereitstellen, sind nur einige der Beispiele, die Abläufe beschleunigen und die Dokumentation erleichtern können.

Unica Adolphs befürwortet eine Verknüpfung der Verwaltungsprozesse von der Kundenverwaltung über den elektronischen Kostenvoranschlag, die Preisfindung, das Bestellwesen, die elektronische Unterschrift auf Formularen oder Empfangsbestätigungen der Patienten bis hin zur komplett digitalen Abrechnung und Finanzbuchhaltung. Dabei sei es wichtig, dass die Daten miteinander verknüpft und übertragen werden können. „Eine maximale Effizienz in den Abläufen kann aber nur erreicht werden, wenn sämtliche Prozesse im Betrieb überdacht werden – auch die analogen“, sagt Unica Adolphs. „Die Betriebe sollten sich ihre derzeitigen Prozesse genau anschauen und sich fragen, wo es hakt – und sich dann für die Lösung des Problems an ihren Softwarehersteller wenden. Oft gibt es da schon Lösungen, die nur noch nicht genutzt werden, oder sie lassen sich einrichten.“

Digitalisierungsexperte Christoph Krause rät, vor der Prozessdigitalisierung zunächst sämtliche analogen und bereits digitalen Prozesse im Betrieb zu analysieren. Wer macht was wann, was braucht er dazu von wem, welche Infos sind dazu nötig und was gibt er dann in der Kette weiter bzw. wird an anderer Stelle wieder benötigt? An welchen Stellen hakt es derzeit noch, wo dauert etwas zu lang? Dies sind einige der Fragen, die man sich dabei stellen kann. Wie Krause empfiehlt, kann man die bestehenden Arbeitsabläufe im Betrieb (z.B. mit der Prozesssprache BPMN, die computerinterpretierbar ist) visualisieren und dann Verbesserungen des Prozesses erarbeiten. Wenn man dann weiß, wie man einen Prozess haben möchte, lassen sich die geeigneten digitalen Lösungen dazu entwickeln.

Prozesse vom Patienten aus denken

Susanne Hausmann betont, dass es bei der Prozessoptimierung und -digitalisierung wichtig sei, über den eigenen Betrieb hinaus zu schauen. „Es fehlt oft an einem ganzheitlichen Ansatz: Man sollte zunehmend vom Patienten aus denken, statt nur im eigenen Betrieb Arbeitsabläufe optimieren zu wollen. Der Versorgungsweg beginnt ja beim Patienten, geht meist über den verordnenden Arzt und eventuell über ein interdisziplinäres Netzwerk, dann über alle betriebsinternen Prozesse bis hin zur Kommunikation mit Krankenkassen und wieder zum Patienten. Das alles ist mitzubedenken und kann dann auch in der Software abgebildet werden.“ Hier gebe es allerdings sicher bei jeder Software auf dem Markt noch Optimierungsbedarf, bis wirklich alle Prozessschritte abgedeckt werden können, räumt sie ein.

Noch seien die meisten Software-Lösungen eher „monolithisch“ aufgebaut, mit zusätzlichen Web-Apps, die schon sehr viele Funktionen erfüllen, sagt sie. Man könne schon jetzt die Bausteine der Software, die man für die eigenen Betriebsprozesse braucht, gezielt ansteuern. „Ich glaube aber, dass es zukünftig zunehmend so sein wird, dass sich Branchensoftware in Bausteinen zusammenstellen und nutzen lassen wird, genau in der Zusammensetzung, die der Betrieb für seine individuellen Abläufe braucht. Ich denke, so weit ist die Technologie heute noch nicht, aber das wird kommen.“

Software wird sich zunehmend an Prozessen orientieren

Eine Software von Maxsyma, die zwar keine eigene ­Warenwirtschaft oder Abrechnung bietet, aber in besonderem Maße von den Betriebsprozessen her gedacht ist und auf sie angepasst werden kann (vom Anbieter), stellten wir in Ausgabe 5/2021 vor. Die Prozessdigitalisierung zeigte sich hier darin, dass jeder Mitarbeiter (auch Mitarbeitergruppen sind möglich) in der individuellen Prozesskette des Betriebes bei seinem Arbeitsschritt digital genau die Aufgaben sieht, die er zu erledigen hat, und die Dokumente, Informationen und Eingabefelder bereitgestellt bekommt, die er dazu benötigt. Umgekehrt muss er Informationen ins System eingeben, die bei seinem Arbeitsgang anfallen und an anderer Stelle für weitere Abläufe benötigt werden. Erledigte Aufgaben werden mit Mitarbeiterkürzel abgehakt, so dass zugleich dokumentiert ist, wer was in welcher Zeit erledigt hat, und der Auftrag wird automatisch an den nächsten Arbeitsschritt weitergeleitet.

In einer solcherart aufgebauten Software kommt die Aufgabe zum Mitarbeiter, anstatt dass der Mitarbeiter erst in der Software nach dem richtigen Tool für den aktuellen Arbeitsschritt suchen muss. Neben der Prozesssteuerung ermöglicht sie Transparenz darüber, wo ein Auftrag steckt, wie lange er braucht und wo im Prozess es gerade hakt. Die Idee ist aber auch, dass alles, was an Dokumentation für das Qualitätsmanagement oder die europäische Medizinprodukteverordnung (MDR) zu erfüllen ist, genau da im Prozess vorgenommen wird, wo es anfällt – von dem Mitarbeiter, der die Informationen erhält oder einen wichtigen, zu dokumentierenden Schritt macht (z.B. in der Auftragsannahme, an der Rezeption, in der Werkstatt, im Lager oder im Maßraum). Durch viele kleine, auf den Prozess verteilte Dokumentationsschritte wird es ermöglicht, dass am Ende alle für QM und MDR benötigten Dokumente „per Mausklick“ in einer Medizinprodukteakte zusammengeführt werden können.

Das Interesse an Prozessoptimierung und -digitalisierung hat in der Orthopädieschuhtechnik in den letzten Jahren auf jeden Fall deutlich zugenommen, ist der Eindruck von Unica Adolphs. Bereits vor zehn Jahren, als in der Branche noch wenig von Prozessdigitalisierung die Rede war, entwickelte Pead das Paedus-„Plantool“, mit dem die Werkstatt, ausgehend von der Einteilung der Aufträge in viele Arbeitsschritte, organisiert und gesteuert werden kann. Mit Hilfe von Rückmeldungen aus den Arbeitsgängen wird Transparenz über die Aufträge, die Kosten und die Arbeitsleistung der Mitarbeiter geschaffen. Paedus ermöglicht darüber hinaus über Checklisten, die sich der Betrieb nach seinen eigenen Bedürfnissen zusammenstellen kann, verschiedenste Prozesse im Betrieb individuell zu strukturieren und zu dokumentieren. Adolphs ist überzeugt, dass sich auch kleinere Betriebe aufgrund der gestiegenen Anforderungen künftig noch stärker mit Prozessoptimierung beschäftigen müssen und werden.

Susanne Hausmann meint, dass Branchensoftware in Zukunft das entscheidende Steuerungs­instrument im Betrieb sein wird. „Aber die Branchensoftware wird künftig auch die elektronische Patientenakte, Plattformen wie gesund.de, ein Einlagenportal oder eine E-Verordnung ansteuern. Bei einer guten Branchensoftware wird es darauf ankommen, wie gut und mit welcher Technologie sie auf die zukünftigen, ineinandergreifenden Prozesse vorbereitet ist.“

Autorin: Annette Switala